برگزاری كارگاه آموزشی دروس آموخته شده در پایان هر پروژه

به پایان رساندن پروژه ها با در میان گذاشتن تمامی دروس آموخته شده، تجربیات سودمند و نیز پیشنهاداتی جهت بهبود در پروژه های آینده، حاوی ارزش و حائز اهمیت فراوان می باشد. هنگامی كه یك پروژه به پایان می رسد، هر یك اعضای تیم پروژه اغلب دارای تفاسیر و برداشت‌های گوناگون از آنچه كه انجام شده می باشند. این تفاوت دیدگاه در نتیجه نقش‌های گوناگونی كه افراد در پروژه ایفا می‌كند و نیز تفاوت تجارب حاصل از ایفای این نقش‌ها می‌باشد. این واقعیت سبب رهنمون شدن به تفاسیر، ارزیابی ها و اقدامات متفاوت می گردد. یك كارگاه آموزشی دروس آموخته شده، به اعضای تیم پروژه فرصت ارائه و بحث در خصوص دیدگاه‌های شخصی آنان می دهد و در نتیجه موجب گسترش یادگیری فردی و پیشرفت سازمان می‌شود. هدف از كارگاه های آموزشی دروس آموخته شده، ایجاد توانایی انتقال كارا و موثر تجارب در یك بازه زمانی اغلب 1 روزه می باشد.

استراتژی‌های انتقال تجارب

انتقال تجربه با كمك فرآیندهای ارتباطی، مستند سازی و اطلاعاتی ممكن نبوده و این فرآیند‌ها تنها می توانند توصیفی از بینش‌های به دست آمده و آنچه تجربه شده را انتقال دهند؛ چرا كه دانش تجربی به وسیله فرآیند های انتقال قابل خلق نمی باشد و تنها از طریق فرآیند یادگیری تجربی می تواند ایجاد گردد. انتقال تجربه شكل خاصی از انتقال دانش محسوب می‌شود و به عنوان بخشی از استراتژی جامع مدیریت دانش دو هدف اساسی در بر دارد:

نخست، انتقال تجربه باید طیف گسترده تری از گزینه های تصمیم گیری و روش های ممكن انجام كار در موقعیت های گوناگون كسب و كار را در اختیار هر یك از كاركنان قرار دهد. این امر سبب پیشگیری از تلاش غیر ضروری و یادگیری مكرر به وسیله سعی و خطا می گردد. در وهله دوم، انتقال تجربه از فرآیند های یادگیری فردی و سازمانی پشتیبانی به عمل می آورد و به بالا بردن میزان خبرگی افراد و گسترش ظرفیت یادگیری سازمان كمك می نماید.

دو استراتژی زیر نقش مهمی در انتقال تجربه ایفا می كنند:

یکپارچه‌سازی پروژه‌ها با کمک مدیریت دانش

 یكی از اهداف پروژه ها به پایان رساندن یك ماموریت و یا حل یك مساله پیچیده به كاراترین شیوه ممكن می‌باشد. با افزایش پیچیدگی مساله، پیچیدگی سازمان و سیستم دانش مورد نیاز پروژه نیز  افزایش می‌یابد (شكل 1). پیچیدگی ذاتی را می‌توان به طور مثال با میزان نیاز تیم پروژه به افراد در رشته های مختلف علمی مشخص نمود.

شكل 1: پیچیدگی مسائل و سیستم های دانشی آنها

 یكپارچه سازی مدیریت دانش و فرآیند اجرای پروژه، شامل سه راهكار مدیریت دانشی می باشد:

نخستین راهكار، استقرار یك سیستم دانشی كارا برای پروژه می باشد كه تمامی اقدامات یا فعالیت‌های دانش محور آن با آن پروژه خاص مرتبط بوده و بر اساس اهداف تعریف شده پروژه بنا نهاده شده‌اند. یكی از راه های بهبود كارایی سیستم دانش، توجه مضاعف به فرآیندهای ارتباطی (مانند برگزاری نشست‌های بررسی وضعیت) و بازخوردی (مانند بازبینی در انتهای هر یك از فاز‌های پروژه) می باشد (شكل2). این امر سبب توسعه هدایت پروژه، از هدایت مستقیم كه با كمك فرآیند های برنامه‌ریزی و كنترل در سطح داده انجام می‌شود، به هدایت غیر مستقیم كه با كمك فرآیندهای ارتباطی و بازخوردی در سطح دانش صورت می‌پذیرد، می‌گردد.

شكل 2: الگوی توسعه هدایت پروژه

دومین راهكار، انتقال دانش میان پروژه‌ها می‌باشد. هدف از این راهكار، استفاده مجدد از دانش پروژه‌های مشابه قبلی در پروژه های جدید به منظور ممانعت از "اختراع مجدد چرخ" است (به عنوان نمونه می‌توان به چك لیست^[1] ها اشاره نمود). انتقال دانش میان پروژه‌ها می تواند منافع آشكاری برای سازمانی كه اجرای پروژه‌ها را بر عهده دارد، داشته باشد. یكی از راه‌های تضمین و الزام انتقال دانش، تلفیق اهداف دانشی با هر یك از مراحل پروژه یا اهداف نهایی می‌باشد.

راهكار سوم، انتقال تجربه میان پروژه‌ها می‌باشد. با كمك انتقال تجارب، می‌توان از فرآیندهای یادگیری پیشین به طور نظام‌مند در پروژه های آتی، استفاده نمود كه این امر موجب پیشگیری از ارتكاب مجدد اشتباهات گذشته می گردد.(به عنوان نمونه می توان به كارگاه های آموزشی دروس آموخته شده^[2] اشاره نمود). از آنجا كه فرآیندهای یادگیری ناهماهنگ می‌توانند بار‌ها در طول فعالیت سازمان تكرار شوند، یادگیری به وسیله سعی و خطا می تواند برای سازمان بسیار هزینه‌بر باشد. تلفیق اهداف دانشی با هر یك از مراحل پروژه یا اهداف نهایی آن، یكی از راه‌های تضمین و الزام انتقال تجارب می‌باشد.

با وجود وقوف اعضای تیم پروژه به اهمیت و لزوم انتقال دانش و تجربه، آنان عموما اولویت كمتری برای این فعالیت‌ها نسبت به اهداف اصلی پروژه (ضرب‌العجل، هزینه، كیفیت)، در نظر می‌گیرند و این در حالی است كه تلفیق اهداف دانشی و یادگیری با اهداف پروژه، نقش كلیدی در فرآیند مدیریت دانش پروژه محور ایفا می نماید.

[1] Checklist

[2] Lessons Learned Workshops

  صفحات: 1   2  

تعداد کل صفحات: 2