تبلیغات 
پژوهشهای قبلی نشان دادهاند که مهندسین بخش زیادی از وقتشان را به جستجو برای یافتن بهترین منبع دانش ضمنی و صریح مورد نیازشان میگذرانند. علی رغم وجود راهنمای جامع تلفن، تعدادی زیادی از افراد در رولزـرویس نمیتوانند متخصصین مناسبی كه بتوانند نیاز دانشی آنها را برآورده كند، از میان37000 کارمند شركت، بیابند.
چندین دفترچه اطلاعات تخصصی افراد در محلهای مختلف شركت قرار دارد و یکی از موفقترین آنها، همانند دیگر فعالیتهای بیشمار مدیریت دانش، آنهایی هستند که توسط شخصی معین كه زمان و منابع لازم را در اختیار دارد، نگهداری میشود. سرانجام اطلاعات افراد که بصورت مجزاست با هم ترکیب شده و به شكل یک سیستم یکپارچه که قابلیت دسترسی و جستجو به وسیله هر فرد را دارد در میآید. جلساتی در شركت برای اجماع نظر بر شکل این سیستم برگزار میشود.
بخش دپارتمانی اطلاعات افراد که در بالا به ان اشاره شد، ثابت شده است كه حتی در مرحله آزمایشی بسیار مردم پسند است. این سیستم ساده به کاربر امکان میدهد که متخصصین را بر اساس موضوعات، زیر موضوعات، کلمات کلیدی و همچنین موقعیت جغرافیایی جستجو کنند. رموز موفقیت سهولت کاربرد، بروز بودن، حمایت مدیریت و به طور كلی آشکار شدن فواید آن است.
11:30 صبح – 12:30بعد از ظهر _ نامه الکترونیک مشوق
من در مجموع این یک ساعت مشغول فرستادن یک نامه الکترونیک به افراد یک تیم مهندسی بودم تا آنها را نسبت به کاربرد ابزارهای ساده مدیریت دانش را ترغیب کنم. من تا کنون به تعدادی از اعضای تیم خلاصه ای از دستورالعملها و اطلاعات لازم را داده ام که در صورتجلسه یکی از قرارهای هفتگی آنها افزوده شده بود. این ایمیل در مورد همین بحث است و اطلاعات بیشتری را فراهم میکند. در واقع تعداد اندکی از اعضای تیم از این اطلاعات بی خبرند، لذا می خواستم مطمئن باشم که ایمیل جلب توجه کننده و خوانا باشد و طوری طراحی شده باشد که خواننده را کمک میکند نه اینکه فقط بگوید" نگاه کن ! چه ابزارهایی ما در اختیار شما قرار داده ایم" سپس در صورت نیاز، ایمیل آنها را به وب سایت با اطلاعات بیشتر مرتبط میکند.
12:30-1:00 بعد از ظهر _ ناهار
وقت ناهار روزنامه شرکت را ورق میزدم، به یک داستان درباره آزمایش موفقیتآمیز یک موتور رسیدم. فکر کردم به اینکه چطور ممکن است دیگر پروژهها و تیمها از موفقیتهای بدست آمده درس بگیرند، راه حل های زیادی از جمله روزنامه ها، ارتباطات و یا مکاتبات و ارائه خلاصه مطالب برای اینکار وجود دارد. من با مسئول بخش طراح موتور تماس گرفتم و پس از تبریک موفقیت به او پیشنهاد دادم که اکنون وقت مناسبی برای مرور درس های آموخته شده طی پروژه میباشد.
بازنگری درس های آموخته شده [12]
بازنگری درس های آموخته شده یک جلسه تیمی تسهیل کننده است که هدف آن جمعآوری آموزهای بدست آمده در طول یک پروژه می باشد.
یک آموخته در واقع باید یا نبایدی است که در اجرای پروژه های مشابه بعدی مد نظر قرار می گیرد. بخش بازنگری آموخته های رولزـ رویس مبتنی بر مرور پس از کار در ارتش آمریکا و نگاه به گذشته در شرکت نفتی BP، با توجه به نیاز سازمان طراحی شده است.
من همیشه به افراد پیشنهاد میدهم که یک بازدید آموخته ها باید درست بعد از یک فاز یا مرحلهای که پروژهای تکمیل شده است و بمحض اینکه خروجی ها تأمین بشوند انجام گیردبدین دلیل که:
- بیشتر اعضای تیم در دسترس هستند.
- پروژه هنوز تازه است
- موضوع بحث هنوز از آب و تاب نیفتاده است.
- آموخته ها میتواند فورا بکار گرفته شوند.
زمان مورد نیاز برای بازنگری آموخته ها بین 20 تا 30 دقیقه برای هر یک از اعضای گروه تخمین زده شده است. این زمان فرصت کافی را به همهی اعضای گروه میدهد که در مورد آموخته ها بحث کنند و به تکمیل آن کمک نمایند. پروسه بقدری ساده است که برای آموزش کارآموزی که پیش زمینه ای نیز در این باب دارد، فقط یک ساعت یا کمتر زمان لازم است. سپس تسهیل کننده افراد درگیرکار را به کمک یک پروسه که اهداف اصلی مانند آنچه را که واقعا اتفاق افتاده، آنچه که میتواند بهتر بشود و آنچه خوب انجام شد، هدایت میکند.
فواید بازنگری آموخته ها روشن است و افراد درگیر در کار بسرعت نتیجه آن رادر کار خود و همکارانشان، در پروژه های جدید و در سایر بخش های شرکت میبینند. دیگر فواید اثبات شده آن عبارتند از:
- تکرار تجربههای موفق
- جلوگیری از اشتباهات شناخته شده.
- درک بهتر از پروژه
- پیشرفت کار در حین اجرای آن.
- صرفهجویی درزمان
- بالا بردن رضایت مشتریان
این کار میتواند تعداد زیادی آموزه ارائه کند (برای مثال در یک مرور یک روزه بیش از 100 آموزه مفید تولید شد.) این آموخته ها در شروع بصورت تأیید نشدهاند پس از ارزیابی و داوری در مورد آنها بعنوان آموزهای تأیید شده طبق رویهای کیفی طبقهبندی میشوند. این اعتباردهی در جلسات جداگانهای انجام میشود. سپس آموخته ها به سیستم جامع ثبت آموخته ها وارد میشوند یا داخل لیست نمایشگر فوری؟ خطر میشوند (یک نوع چک لیست که هنگام اجرای یک کار بکار گرفته میشود) مستندات فرآیندها و تجربههای موفق و یا حتی یک موضوع مناسب در وب بر حسب اینکه بهترین مکان برای تسهیم آن کجاست، ثبت می شوند. این پروسه تیم بعدی اجرا را قادر میسازد که از دسترسی به تجربههای موفق تکرار شده و جلوگیری از اشتباهات شناخته شده مطمئن شوند.
در دپارتمان مهندسی، 21 جلسه مرور آموخته ها برگزار شده که تا کنون بیش از %90 افرادی که در کار مشغول بودند (بطور میانگین) بیان کردهاند که" درسهای کاربردی و با ارزشی از این آموزها فرا گرفتهاند."
بر سر زبان ها افتادن بتنهایی، باعث گسترش فواید این تکنیک شده است. و این یکی از کلیدهای موفقیت این تکنیک است. بسیار مهم است که بازنگری آموخته ها در سرتاسر پروژه انجام شود برای مثال در مراحل آغازین پروژه و نه فقط در انتهای آن. ما در دپارتمان مهندسی DA از اینکه بازنگری آموخته ها در برنامه مدیریت جا گرفته مطمئن هستیم و هم چنین آموزش کافی در این خصوص به مدیران پروژه ها می دهیم.
بازنگری در آموخته ها برای تولید تعداد زیادی آموزه عالی است و هم چنین برای افراد کاری، تا اهداف تیمی را بهتر دریابند. با این حال، گام مهم بعدی اینست كه مطمئن شویم آموزه ها نه تنها تسهیم بلكه واقعا آموخته و به كارگیری می شوند. یعنی رفتار افراد پس از این، در پروژه های مشابه تغییر می كند و دقیقتر می شود. ما این کار را با كمك ثبت آموخته ها و شیوه برقراری ارتباط و استفاده از این درس ها انجام میدهیم.
1:00-2:30 بعد از ظهر _ اكتساب دانش تصویری [13]
جلسه امروز بعدازظهر بسیار جالب بود زیرا برای اولین بار سعی کردیم تا از امکانات تصویری برای اکتساب دانش استفاده نماییم. ما چند هفته قبل یک جلسه مقدماتی راجع به کاربرد تصویربرداری داشتیم و یك طرح كلی از موضوعاتی كه قرار است به كمك تكنیك های ارزیابی وضعیت دانشی در جلسه به آن بپردازیم تهیه كردیم.
حضار جلسه عبارت بودند از متخصص اصلی، مشتری پروژه (رهبر تیم)، یك متخصص دیگر، یك فرد تازه وارد به دپارتمان، فیلمبردار و من. ما احساس نمودیم که برای متخصص اصلی مهم است که برای یك جمع صحبت كند لذا مشتری، متخصص دیگر و فرد تازه وارد درجلسه حاضر بودند تا به عنوان افرادی كه بعدا از این دانش استفاده می كنند، سوالاتی از ابعاد مختلف مطرح كنند.
پس از چند دقیقه از شروع جلسه،بوضوح دیده می شد كه به ضبط ویدیویی به پر بار شدن برنامه بسیار كمك كرده است. بااین حال، سعی می كردیوم در استفاده از ویدیو دچار افراط نشویم و به تناسب نوع دانش از ضبط صوتی و دیگر تكنیك های اكتساب دانش استفاده كنیم. من نمیتوانستم منتظر باشم تا پایان کار را ببینم؟.
2:30-3:00صبح _ ورودی های بیشتری به سیستم ثبت آموزه ها
درست همانند همه فعالیتهای مدیریت دانش در پایان جلسه اکتساب دانش تصویری، مروری مختصر بر آموخته های این جلسه داشتیم. بخاطر اینکه دفعه اولمان بود، آموزه های زیادی برای تسهیم با همکاران داشتیم.
3:00-4:30 عصر _ صورتجلسات گروه های کاری مدیریت دانش
این وقت را به مكتوب كردن صورتجلسات، فعالیتها،؟ آموزه هایی از جلسه هفته قبل مدیریت دانش در گروه های كاری[14] اختصاص دادم. این جلسه این هفته در بریستون برگزار می شد. ما در گروه بیش از 250 عضو داریم كه اكثرا در انگلیس هستند و گروه در حال گسترش در نقاط دیگر دنیا می باشد.
همانند سایر مجموعههای موفق، یك فرد مشخص مسئول تسهیل جریان كارها می باشد او وب سایت را به روز میکند، جلسات بحث و همفكری را هماهنگ می كند و قرار ملاقات های رودرو را منظم می كند.
اگر چه ما خود از مجریان مدیریت دانش و علاقه مندان به آن هستیم، با این وجود احتیاج به سرعت بخشیدن به كارها و تجدید قوا در مجموعه بوسیله یک تسهیل کننده مشتاق كاملا محسوس است.
در ملاقات یك روزه هفته گذشته سمینارها و مباحثی حول دو محورگروه های كاری و اندازه گیری ارائه شد. ما علاقه مندیم كه افراد از واحد های مختلف شركت و در سطوح متفاوت پیاده سازی مدیریت دانش، مطالب خود را ارائه دهند، سطوح کاری باشد. ما حتی میهمانانی از سازمانهای دیگر داریم كه آنها نیز به ما در تسهیم و فهم تجارب موفق كمك می كنند. بعضی از سخنرانان کنفرانس از محققین مراكز همكاری های دانشگاهی ما هستند که اتفاقا یك بخش حیاتی استراتژی اكتساب تكنولوژی شركت به عنوان یك صنعت دانش محور می باشد.
این انجمن نشان داده است که میدان مناسبی برای تسهیم تجربه، تجارت موفق و آموزها بین افرادی که در تلاشند تا سود و منفعت تجاری بیشتری از مدیریت دانش بهتر بدست آورند، فراهم كرده است. در ابتدای روز تسهیل کننده مجموعه، یک تكنیك داستان گویی را شرح داد و این باعث شد که افراد بسخن بیایند و داستانهایی از اینکه چرا ما اینجا هستیم و چه چیزی را میخواهیم بدست آوریم بیان کنند. درست در آخر روز ـ میتوانید حدس بزنید که چه اتفاقی میافتد ـ ما یک مرور مختصر بر آموزه های این جلسه داشتیم برای فهم اینکه چطور میتوانیم جلسات بهبود بهتری داشته باشیم.
4:30-5:00 عصر _ نامه های الکترونیک
من برای آخرین بار قبل از رفتن به خانه ایمیلها را چک کردم. دو تا نامه از گروه های کاری که من عضو آن بودم، آمده بود.
در رولزـ رویس گروه کاری، به "یک شبکه مجهز و مهیا برای تسهیم نمودن دانش افراد ورای؟ مرزبندیهای سازمانی و جغرافیایی" اطلاق می شود.
گروه هایی از این دست از گذشته در رولزـرویس وجود دارند و در هر نوع محیط دیگری نیز میتوانند تاسیس گردند. این گروه ها شامل افرادی میباشد که سالها در پی توسعه یک روش کاری که هم برای خودشان و هم اهداف تجاری شرکت آنها مناسب باشد، هستند.
در حال حاضر یک رهبری واحد برای این گروه ها وجود دارد که برای توسعه و بسط این مجموعهها و امکان دسترسی افراد بیشتری به آنها تلاش می کند. سختافزار مورد نیاز جهت برقراری ارتباط منظم میان طیف وسیعتری از افراد سازمان نیز امروزه در دسترس است، خصوصا با توجه به اینکه امروزه دیگر امکان ملاقات های رودررو میان افراد بسیار کاهش یافته است. جلسات بحث روی وب (اینترانت)، ایمیل های گروهی و ویدئو کنفرانس از جمله راه هایی هستند که به کمک آنها می توان میان افرادی که در نقاط مختلف دنیا درگیر مشکلات یکسان هستند، ارتباطات موثری برقرار کرد.
امروزه دیگر ثابت شده است که فعالیت گروه های کاری مدیریت دانش هم برای فرد و هم برای شرکت پرفایده است.
|
پیشنهاداتی برای مجریان مدیریت دانش بر اساس تجارب رولزـ رویس: - با تکنیکهای ساده شروع کنید. - از زبان امروزی استفاده نمایید.؟ - بکارگیری زبان گفتاری؟ - مطمئن باشید سود تجاری حاصل می شود. - از تجارب گذشته درس بگیرید. - بهبود مستمر فراموش نشود.
|
- مسائل و مشکلات در گروههای تخصصی و با استفاده از منابع واقعی یا مجازی مورد بحث قرار می گیرند.
- تجربههای موفق میتواند در سراسر یک اجتماع جهانی انتشار یابند.
- استراتژیها نو میتوانند بسرعت و با تأثیرپذیری بالا انجام شوند.
- افراد میتوانند دانش شخصی خود راجع به موضوعی خاص با در اختیار داشتن دسترسی گسترده به همکارانشان در نقاط مختلف دنیا، افزایش دهند.
- اگر افراد شانس انتخاب سطح معینی از درگیری در موضوعهای مورد علاقه شان را داشته باشند سطح رضایت شغلی افزایش مییابد.
تا کنون 60 گروه کاری در رولزـ رویس بوجود آمده است و 5 گروه برتر (بر اساس فعالیتها و مشارکت در مدیریت دانش) مورد بررسی قرار گرفتند تا عوامل موفقیت انها مشخص شود. وجه مشترک این مجموعههای موفق عبارتست از:
- جلسات منظم گروه، حداقل هر 3 ماه یکبار
- وجود یک نفر تسهیل کننده فعال که افراد را به ارتباط با گروه تشویق مینماید.
- حمایتی که از طرف مدیریت برای استفاده از مجموعه انجام میشود.
5:00 عصر
صندوق پست الکترونیکی من خالی است و آموزها زیادی تسهیم شدهاند (البته لازم است بطور مستمر از اینکه آنها واقعا آموخته شده اند اطمینان حاصل کنم).
حالا دیگر زمان رفتن به خانه و لذت بردن از بقیه روز است!
مشاهده مطالب