برگزاری كارگاه آموزشی دروس آموخته شده در پایان هر پروژه
به پایان رساندن پروژه ها با در میان گذاشتن تمامی دروس آموخته شده، تجربیات سودمند و نیز پیشنهاداتی جهت بهبود در پروژه های آینده، حاوی ارزش و حائز اهمیت فراوان می باشد. هنگامی كه یك پروژه به پایان می رسد، هر یك اعضای تیم پروژه اغلب دارای تفاسیر و برداشتهای گوناگون از آنچه كه انجام شده می باشند. این تفاوت دیدگاه در نتیجه نقشهای گوناگونی كه افراد در پروژه ایفا میكند و نیز تفاوت تجارب حاصل از ایفای این نقشها میباشد. این واقعیت سبب رهنمون شدن به تفاسیر، ارزیابی ها و اقدامات متفاوت می گردد. یك كارگاه آموزشی دروس آموخته شده، به اعضای تیم پروژه فرصت ارائه و بحث در خصوص دیدگاههای شخصی آنان می دهد و در نتیجه موجب گسترش یادگیری فردی و پیشرفت سازمان میشود. هدف از كارگاه های آموزشی دروس آموخته شده، ایجاد توانایی انتقال كارا و موثر تجارب در یك بازه زمانی اغلب 1 روزه می باشد.
موضوعاتی كه بایستی در طی چنین رویكردی به دست آیند بدین قرار است:
- چه فعالیت هایی در پروژه به خوبی انجام گرفت؟
- چه فعالیت هایی در پروژه می توانست بهبود داده شود؟
- وضعیت ایده آل برای نقاطی كه توانایی بهبود را دارا بودند چیست؟
- چه فعالیتهایی را هر یك از افراد به شخصه در پروژههای آتی به گونهای متفاوت انجام میدهند؟
- سازمان باید چه فعالیت هایی را به گونه ای متفاوت در پروژه های آتی انجام دهد؟
مهم ترین مراحل در پروسه یك كارگاه آموزشی دروس آموخته شده عبارت است از:
- تعیین موضوعات مرتبط
- برگزاری كارگاه آموزشی دروس آموخته شده
- پردازش و به كارگیری نتایج
اگر بنا بر برگزاری یك كارگاه 1 روزه باشد، بهتر است پیش از آن موضوعات مرتبط در یك گروه كوچكتر ( كه به عنوان مثال تشكیل شده باشد از: مدیر پروژه، مدیران پروژه های فرعی، مدیران كیفیت و...)، تعیین شوند. مثالهایی از موضوعات ممكن در شكل 1 آورده شده است.
تعیین موضوعات با رویكرد تخصصی، كارگاه آموزشی را به نحو موثری در یك راستای معین هدایت می كند. برقراری این محدودیت مانع بحث بر روی موضوعات حاشیهای می شود كه ممكن است در طول برگزاری كارگاه از سوی شركتكنندگان مطرح گردد. از این رو همكاری با اعضای تیم پروژه در تعیین موضوعات بسیار حائز اهمیت می باشد.
شكل 1: نمونه ای از خوشه بندی موضوعات در یك كارگاه آموزشی دروس آموخته شده
مهمترین مراحل كارگاه آموزش دروس آموخته شده
مهم ترین مراحل در كارگاه های آموزشی از این نوع عبارت اند از:
1- سابقه: نشست مقدماتی كارگاه باید شامل ارائه شفاف و تفصیلی پروژه از آغاز تا پایان باشد. بدین طریق شركت كنندگان آنچه را كه در عمل در طول اجرای پروژه اتفاق افتاده به یاد خواهند آورد. تاكید ارائه بایستی بر روی پیشامد های آغازین پروژه باشد چرا كه احتمال فراموشی آنها در خلال گذر زمان بیشتر است.
2- خوشه بندی: در این مرحله با كمك خبرگان سازمان و نیز شركت كنندگان در كارگاه آموزشی و نیز پس از انجام مرحله طوفان فكری، مباحث مورد نظر برای بحث و بررسی در خلال كارگاه آموزشی استخراج گردیده و در خوشههای متعدد كلاس بندی می گردد.
3- دروس آموخته شده: وضعیت ایده آل برای هر یك از موضوعاتی كه بهبود برای آن ضروری شناخته می شود، تعریف می گردد. سپس هر یك از شركت كنندگان به یادداشت كردن آنچه كه می توانست در نقش مختص خود در پروژه ایفا كند تا رسیدن به این وضعیت ایده آل را مطمئنتر سازد، میپردازد. این یادداشت ها به منظور تولید لیستی از پیشنهادات به سازمان، خلاصه سازی می شوند (شكل 2).
با وجود آنكه یكی از اهداف آشكار كارگاه آموزشی یادگیری فردی شركت كنندگان آن می باشد، سایر همكارانی كه مستقیما در پروژه و یا كارگاه آموزشی شركت نكرده اند نیز باید قادر به بهره بردن از كلیه دروس آموخته شده باشند. از این رو نتایج كارگاه آموزشی باید به شكلی نظام مند و بر مبنای اصول مدیریت دانش تدوین و به صورت های گوناگون در اختیار كلیه كاركنان، پیمانكاران و شركای پروژه در صورت مجاز شناخته شدن سطح دسترسی آنان، قرار داده شود. خروجی های مورد انتظار كارگاه های آموزشی دروس آموخته شده، كتابچه های نظام مند در قالب نسخه های كاغذی و الكترونیكی می باشد. نسخه كاغذی حاوی نقشه های دانشی و نمودار های «چه چیزی كجاست» به منظور یافتن سریع دانش های مورد نیاز و نیز دانشهای مرتبط و پیش نیاز برای فهم یك دانش خاص و ارائه دانش های كسب شده در فرمت های معین دانشی می باشد. نسخه های الكترونیكی با قابلیت ارائه در اینترنت و اینترانت، با استفاده از مكانیزم های هوشمند جستجو، امكان دستیابی سریع به دانش های مورد نیاز و نیز دانشهای مرتبط و پیش نیاز برای فهم یك دانش خاص را به شیوه ای بسیار موثر فراهم آورده و نیز امكان ویرایش، تكمیل، اعتباردهی و نیز اعلام استفاده مطلوب و یا نامطلوب از دانش را بر مبنای زیرساخت های مدیریت دانش دارا می باشد.
پس از كارگاه آموزشی، پیاده سازی مناسب كلیه نقطه نظرات و دیدگاه های پیشنهاد شده كه مورد تایید قرار گرفته اند، بسیار حیاتی است. برای تحقق این مهم، دانش و نتایج بایستی به شكل موثری در مكان های مناسب و یا میان اشخاص مرتبط تسهیم گردد تا یادگیری سازمانی شكل بگیرد.
دیدگاه های جمع آوری شده در یك كارگاه آموزشی می تواند تاثیرات دراز مدتی بر روی سازمان داشته باشد. به عنوان مثال از طریق:
- معرفی معیار ها و یا برنامه های جدید آموزش مهارتی
- تصحیح و یا تكمیل كتاب رهنمای پروژه و كتاب جامع كیفیت پروژه
- ارائه نتایج به هیات مدیره و مدیریت
- انتشار در سیستم های اینترنتی مدیریت دانش
این شیوه انتقال تجربه در بر گیرنده توامان استراتژی های كد گذاری و شخصی سازی با تاكید بیشتر بر روی استراتژی های كدگذاری می باشد. در انتها تلاش می شود تا با كمك فرآیند های اطلاعاتی و مستندسازی از انتقال دروس آموخته شده میان خبرگان و تصمیم گیرندگان سازمان اطمینان حاصل شود.
در انتها باید خاطر نشان نمود كه شركت دادن كاركنان كم تجربه و تازه كار به عنوان
شركت كننده در كارگاههای آموزشی به دلیل آنكه آنان از طریق ارتباط مستقیم (چهره به
چهره) با خبرگان سازمان نكات بسیاری از آنان خواهند آموخت ( استراتژی شخصی سازی)،
بسیار سودمند می باشد.
شكل 2: برنامه تفصیلی یك كارگاه آموزشی دروس آموخته شده
مشاهده مطالب